Amt der Oö. Landesregierung
Direktion Personal
4021 Linz • Bahnhofplatz 1

Telefon (+43 732) 77 20-112 01
E-Mail persd.post@ooe.gv.at

Das Land Oberösterreich zählt zu den größten und führenden Arbeitgebern unseres Landes. Bei uns finden Sie zukunftsweisende Jobs und vielfältige Möglichkeiten zur Entfaltung Ihrer Talente. Sie tragen mit uns bei, Oberösterreich erfolgreich zu gestalten und die Lebensqualität zu steigern. Landesbedienstete arbeiten in mehr als 80 Berufen an über 180 Standorten.
 

Sekretärinnen / Sekretäre

für verschiedene Landesdienststellen in Linz - Dauerposten und befristete Verwendungen, Voll- und Teilzeit

Zielgruppe sind Personen, die als höchste Ausbildung die Lehrabschlussprüfung als Bürokauffrau/Bürokaufmann, Abschlussprüfung einer Handelsschule oder einer dreijährigen Fachschule für wirtschaftliche Berufe nachweisen können.

Für eventuelle weitere freie Jobs (z.B. Sekretärinnen/Sekretäre für Führungskräfte, Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter) bei anderen Dienststellen in Linz werden im Zuge dieses Auswahlverfahrens weitere Personen als Ersatz objektiviert.

Bewerbungsfrist: 30. September 2020

Aufgaben

Aufgaben als Sekretärin/Sekretär allgemein

  • In Ihrem Tätigkeitsbereich als Sekretärin/Sekretär wickeln Sie die interne und externe Korrespondenz ab (überwiegend Gesetzes- oder allgemeine Texte, mündlich diktierte oder auf Tonband gesprochene Diktate, Bescheide etc.)
  • Sie unterstützen das jeweilige Team bei Verwaltungstätigkeiten und organisatorischen Aufgaben (z.B. Aufbereitung von Dokumenten, Terminkoordination, Post, E-Mails, Aktenanlage und –verwaltung, Bestellung und Ausgabe der benötigten Büromaterialien).
  • Weiters erstellen oder rufen Sie Abfragen in diversen Registern und Datenbanken ab und halten diese auf dem aktuellen Stand.
  • Sie sind Kontaktperson für Kundinnen/Kunden, die sich bei Auskünften allgemeiner Art, Terminvergaben oder Antragsstellungen etc. telefonisch oder persönlich an Sie wenden.
  • Sie fahren in regelmäßigen Abständen mit den verantwortlichen Verhandlungsleitern/-leiterinnen zu Außendiensten mit. Dort wird Ihnen im Rahmen mündlicher Verhandlungen das Protokoll am Notebook diktiert.
     

Aufgaben als Sekretärin/Sekretär für Führungskräfte

  • Sie unterstützen die Führungskräfte bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben (Terminkoordination, Post, E-Mails, Organisation von Besprechungen, Beschaffung von Büromaterial).
  • Weiters sind Sie zuständig für interne und externe Korrespondenz (Protokollführung, selbstständiges Verfassen von Schriftstücken).
  • Sie werten Statistiken aus und erstellen Präsentationen, organisieren Veranstaltungen und Meetings.
  • Sie sind zuständig für das Reisemanagement und wirken bei Projekten mit (Vor- und Nachbereitung diverser Unterlagen, Recherchetätigkeiten etc.).
  • Außerdem verwalten Sie die Zeiterfassung und sind beteiligt an der Gestaltung bzw. Umsetzung von Webanwendungen. Sie sind verantwortlich für die Materialverwaltung und das Bestellwesen.
  • Sie erteilen Auskunft, beraten und informieren Kundinnen/Kunden.

Anforderungen

Anforderungen allgemein

  • Sie haben einen Lehrabschluss als Bürokauffrau/Bürokaufmann, einen Handelsschul- oder dreijährigen Fachschulabschluss für wirtschaftliche Berufe.
  • Sehr gute Rechtschreibkenntnisse und MS-Office Kenntnisse (insbesondere Word und Excel) sind Voraussetzung.
  • Sie sind unter anderem mit Phonotypie vertraut und können sich in Wort und Schrift gut ausdrücken.
  • Sie zeigen ein ergebnisorientiertes Arbeitsengagement, Gewissenhaftigkeit und Organisationsgeschick.
  • Ihr wertschätzendes Verhalten sowie Ihre gute Kommunikations- und Teamfähigkeit zeichnen Sie aus.
  • Sie stehen einem flexiblen Arbeitseinsatz positiv gegenüber.
     

zusätzliche Anforderungen als Sekretärin/Sekretär für Führungskräfte

  • Sie konnten bereits mehrjährige (zumindest zweijährige) Berufserfahrung als Bürokauffrau/Bürokaufmann oder kaufmännische/r Angestellte/Angestellter im Büro sammeln.
  • Sie verfügen über eine sorgfältige und weitgehend selbstständige Arbeitsweise.

Angebot

  • Arbeitsplatz mit Zukunft: Auf Sie wartet ein breitgefächertes Aufgabengebiet bei einem sicheren Arbeitgeber.
  • Innerhalb des Gleitzeitmodells können sie Ihre Arbeitszeit weitgehend flexibel gestalten.  Wenn es die Situation erfordert, leisten Sie auch Mehrstunden.
  • Wir bieten attraktive Sozial- und Zusatzleistungen (z.B. eine eigene Kranken- und Unfallversicherung mit attraktivem Leistungsniveau)
  • Damit Sie als Sekretärin/Sekretär am aktuellen Stand bleiben und für Ihre persönliche Weiterbildung bieten wir ein umfangreiches internes Weiterbildungsprogramm an.
  • Entlohnung als Sekretär/in bei Vollzeit: monatlich ab € 1.970 brutto (Funktionslaufbahn [LD 21] des Oö. Gehaltsgesetzes 2001)
    als Sekretär/in für Führungskräfte bei Vollzeit: monatlich ab € 2.210 (Funktionslaufbahn [LD 18] des Oö. Gehaltsgesetzes 2001).
    Bei entsprechender Aufgabenwahrnehmung und Berufserfahrung ist eine Höherreihung möglich.

 

  • Arbeitsprobe mittels PC (insbesondere Rechtschreibung und EDV)
  • Vorstellungsgespräch (nach eventueller Vorauswahl aufgrund der Ergebnisse der Arbeitsprobe) in der jeweiligen Dienststelle, eventuell mit der Abteilung Personal-Objektivierung
  • in der Abteilung Personal-Objektivierung
    Anna Ratzenböck, Telefon (+43 732) 77 20-11256

Ihre Möglichkeiten und Perspektiven auf einen Blick

  • Vielfältige Aufgaben und Berufe
  • Interessante Herausforderungen in einem dynamischen Umfeld
  • Karrierechancen für engagierte Einsteigerinnen und Einsteiger sowie Aufsteigerinnen und Aufsteiger
  • Langfristige Beschäftigungsperspektiven
  • Individuelle Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Fairness, Sicherheit und Transparenz
  • Flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
  • Attraktive Sozial- und Zusatzleistungen
  • Teamgeist, Wertschätzung und Respekt
  • die österreichische Staatsbürgerschaft; diese Voraussetzung wird auch durch die Staatsangehörigkeit eines Landes erfüllt, dessen Angehörigen Österreich auf Grund eines Abkommens (EWR bzw. EU) dieselben Rechte für den Berufszugang zu gewähren hat wie Inländerinnen und Inländern; außer es ist beim jeweiligen Job im Hinweis der Inländervorbehalt angeführt
  • die persönliche, fachliche  und gesundheitliche Eignung für die vorgesehene Verwendung
  • ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift

Für bereits bei der Abteilung Personal-Objektivierung vorgemerkte Bewerberinnen und Bewerber, die die Anforderungen erfüllen, erübrigt sich eine neuerliche Bewerbung; außer es ist beim jeweiligen Job anders angeführt.

Die Aufnahmen zum Land Oberösterreich erfolgen in ein Vertragsbedienstetenverhältnis; (außer es ist beim jeweiligen Job ein anderes Vertragsverhältnis angeführt (z.B. ABGB)). Jedes Dienstverhältnis ist (vorerst) befristet, davon der erste Monat auf Probe.

Eine höherwertige Verwendung bzw. Bewerbung auf intern ausgeschriebene Dienstposten kann frühestens nach zwei Jahren erfolgen.

Bewerberinnen und Bewerber mit einer höheren schulischen / akademischen Qualifikation werden nur dann in ein Auswahlverfahren einbezogen, wenn sie die beim konkreten Job zusätzlich angeführten Anforderungen entsprechend nachweisen.

Aus verwaltungsökonomischen Gründen ist bei den Auswahlverfahren eine Vorauswahl möglich.

Fahrtkosten und Spesen im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren ersetzen wir nicht.

Von der beim jeweiligen Job angegebenen Funktionslaufbahn kann ausnahmsweise eine Einreihung in eine höhere oder niedrigere Funktionslaufbahn erfolgen, wenn dies im Rahmen der besoldungsrechtlichen Bestimmungen gerechtfertigt ist.

Rechtliche Informationen

Amt der Oö. Landesregierung
Abteilung Personal-Objektivierung
4021 Linz, Bahnhofplatz 1
E-Mail karriere@ooe.gv.at
Telefon: (+43 732)7720-18718

Mit dem ausgefüllten Bewerbungsbogen stellen Sie uns jene Daten zur Verfügung, die wir für eine erste Prüfung Ihrer Bewerbung benötigen.
Sie haben einen ausführlichen elektronischen Lebenslauf? Gerne können Sie uns diesen anstelle des Bewerbungsbogens übermitteln.

  • Herunterladen 468,14 KB)

Rechtzeitig ist dann eine Bewerbung übermittelt, wenn diese bis zur Bewerbungsfrist eingelangt ist (Datum des Eingangsstempels).