Amt der Oö. Landesregierung
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Schulungsvideos zur Amtssignatur

 

Wenn Sie auf ein oder mehrere PDF-Dokumente die Amtssignatur des Landes Oberösterreich aufbringen möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

  • Rufen Sie im internen Produktionsportal die Anwendung Amtssignatur auf. Dazu öffnen Sie sich den Favoriten-Bereich im Intranet und klicken Sie nun auf "Internes Produktionsportal".
  • Es erscheint die Applikationsliste des internen Produktionsportals. Hier wählen Sie die Anwendung "Amtssignatur" durch einen Klick mit der Maus aus.
  • Die Anwendung Amtssignatur springt sofort auf die Seite "Amtssignatur auf PDF aufbringen". Da Sie im Normalfall auf nur einen Signaturtyp berechtigt sind, wird sofort der Schritt Zwei angezeigt. Sie können jedoch jederzeit zwischen den einzelnen Schritten wechseln, indem Sie auf den entsprechenden Reiter klicken.
  • Bei jedem Schritt können Sie sich von jeder Seite aus das aktuelle Benutzerhandbuch herunterladen. Weiters befindet sich bei jedem Schritt eine Ampel, welche den Status der Eingabe dieses Bereichs widerspiegelt.
  • Grüne Ampel bedeutet, dass alle notwendigen Eingaben bei dem aktuellen Schritt erfolgt sind, um eine Amtssignatur aufzubringen. Eine rote Ampel sagt aus, dass noch Aktionen notwendig sind, um amtssignieren zu können. Beim dritten Schritt "Signieren" könnte es auch eine gelbe Ampel geben. Die gelbe Ampel bedeutet, dass bei den vorherigen Schritten die Eingaben nur teilweise abgeschlossen wurden.
  • Beim Schritt Zwei müssen Sie die PDF-Dokumente auswählen, welche Sie signieren möchten. Dazu können Sie entweder den Button "Dateien auswählen" nutzen oder Sie gehen mittels Windows-Explorer in das Verzeichnis, wo die Dokumente stehen. Dann markieren Sie die Dokumente und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf das gelbe Feld "Dateien auf dieses Feld ziehen". Es beginnt sofort das Hochladen der Dateien. Auf das Ende des Hochladens werden Sie durch eine Hinweismeldung aufmerksam gemacht.
  • Nun wechselt die Ampel rechts oben auf die grüne Farbe, da mindestens ein Dokument zum Signieren bereitsteht. Klicken Sie nun auf "3. Schritt: Signieren". Beim dritten Schritt können Sie sich die Liste der zu signierenden Dokumente nochmals ansehen.
  • Mit Hilfe des Buttons "Löschen" können Sie auch einzelne oder mehrere Dokumente noch entfernen, damit diese nicht signiert werden.
  • Der Klick auf den Button "Amtssignatur aufbringen" bewirkt, dass jedes einzelne Dokument mit der Amtssignatur des Landes Oberösterreich versehen wird.
  • Klicken Sie nun auf den Button "Amtssignatur aufbringen". Im Anschluss wird dann automatisch zum 4. Schritt "Download" gesprungen. Hier können Sie jedes einzelne Dokument herunterladen oder Sie klicken auf den Button "Dateien zippen". Nun werden alle Dokumente aus der Liste in eine ZIP-Datei zusammengefasst. Diese ZIP-Datei kann dann durch Klicken auf das Auge-Symbol angesehen oder gespeichert werden.

Nun stehen Ihnen die amtssignierten Dokumente für die weitere Verwendung zur Verfügung.

 

Die Amtssignatur wird immer auf jenen einzelnen Brief aufgebracht, der an den Empfänger versendet wird.

Ein Serienbrief enthält in einem Dokument die Briefe an viele Empfänger und muss daher zuerst in einzelne Briefe pro Empfänger aufgeteilt werden.

Für diesen Zweck wurde das Word-Makro "Einzel-PDFs aus Serienbrief erstellen" entwickelt. Dieses Makro kann mittels SMS-Paket "Land_OÖ_Word_Serienbriefzerteiler" angefordert werden.

Um einzelne PDFs für jeden Empfänger eines Serienbriefs zu erhalten, klicken Sie in einem Serienbrief-Dokument auf den Button "Einzel-PDFs aus Serienbrief erstellen".

Der Serienbrief muss bereits mit dem Adressdokument verbunden sein. Weiters ist die aktuelle Word-Amtssignatur-Serienbrief-Vorlage zu verwenden, wenn anschließend die Amtssignatur aufgebracht werden soll.

Es öffnet sich das Fenster "Seriendruck – Einzel-PDFs". Hier wählen Sie den Ort aus, an dem die einzelnen PDFs je Empfänger gespeichert werden sollen. Sie können den Ort direkt in das Feld schreiben oder mittels Button auswählen.

Anschließend starten Sie den Erstellungsprozess mittels Button "Einzel-PDFs erstellen". Nun wird für jeden Empfänger automatisch nacheinander der Seriendruck ausgeführt. Dabei wird der gemischte Serienbrief für einen Empfänger im Word geöffnet und als PDF gedruckt. Dieser Vorgang kann abhängig von der Anzahl der Empfänger einige Zeit in Anspruch nehmen.

Wurden alle Einzeldokumente erstellt, so wird dies durch eine Hinweismeldung angezeigt. Damit ist die Erstellung beendet.

Im vorher angegebenen Verzeichnis befindet sich nun für jeden Empfänger ein PDF-Dokument. In jedem PDF-Dokument befindet sich ein Brief an einen Empfänger. Damit können diese Einzel-PDFs für die Aufbringung der Amtssignatur verwendet werden.

Informationen über das Aufbringen der Amtssignatur entnehmen Sie bitte den Inhalten im Intranet und den weiteren Videos.

 

 

Wenn Sie auf PDF-Dokumente, welche aus einem Word-Serienbrief erstellt wurden, die Amtssignatur des Landes Oberösterreich aufbringen und dann automatisch diese bei der Poststelle in Linz ausdrucken möchten, dann gehen Sie wie folgt vor:

Rufen Sie im internen Produktionsportal die Anwendung Amtssignatur auf. Dazu öffnen Sie sich den Favoriten-Bereich im Intranet und klicken Sie nun auf "Internes Produktionsportal".

Es erscheint die Applikationsliste des internen Produktionsportals. Hier wählen Sie die Anwendung "Amtssignatur" durch einen Klick mit der Maus aus.

Um die Serienbrief-Verarbeitung zu starten, klicken Sie auf den Menüpunkt 2PDF-Seriendokument".

Der 1. Schritt wird übersprungen, da Sie im Normalfall nur auf einen Signaturtyp berechtigt sind.

Im 2. Schritt muss nun das Textdokument mit den Adressdaten, welches der Post-Adressdruckschnittstelle entspricht, hochgeladen werden. Dazu klicken Sie auf den Button ''Durchsuchen'' und wählen Sie das Adressdokument aus.

Weitere Informationen zur Post-Adressdruckschnittstelle finden Sie im Intranet unter Service A-Z / Poststelle / Dienstleistungen / Adressen / Adressieren / Adressdruckschnittstelle.

Nun klicken Sie auf den Button "Laden", um das Textdokument mit den Adressen zu laden. Falls das Textdokument mit den Adressen den Vorgaben der Post-Adressdruckschnittstelle entspricht, so erscheint diese Meldung. Falls bei der Prüfung ein Fehler aufgetreten ist, dann wird auf das Problem hingewiesen.

Das Textdokument mit den Adressen ist dann entsprechend anzupassen.

Bei jedem Schritt befindet sich eine Ampel, welche den Status der Eingabe dieses Bereichs widerspiegelt. Grüne Ampel bedeutet, dass alle notwendigen Eingaben bei dem aktuellen Schritt erfolgt sind, um eine Amtssignatur aufzubringen.

Anschließend klicken Sie nun auf den 3. Schritt "Hochladen".

Eine rote Ampel sagt aus, dass noch Aktionen notwendig sind, um amtssignieren zu können.

Beim 5. Schritt "Signieren und Versand" könnte es auch eine gelbe Ampel geben. Diese bedeutet, dass bei den vorherigen Schritten die Eingaben nur teilweise abgeschlossen wurden.

Beim Schritt Drei müssen Sie die PDF-Dokumente auswählen, welche Sie signieren möchten. Dazu können Sie entweder den Button "Dateien auswählen" nutzen oder Sie gehen mittels Windows-Explorer in das Verzeichnis, wo die Dokumente stehen.

Dann markieren Sie die Dokumente und ziehen diese mit gedrückter linker Maustaste auf das gelbe Feld "Dateien auf dieses Feld ziehen". Es beginnt sofort das Hochladen der Dateien. Auf das Ende des Hochladens werden Sie durch eine Hinweismeldung aufmerksam gemacht.

Nun wechselt die Ampel rechts oben auf grün, da mindestens ein Dokument zum Signieren bereitsteht. Klicken Sie nun auf "Schritt 4: Prüfen".

In diesem Schritt wird unter anderem überprüft, ob die Anzahl der Adressen im Textdokument mit der Anzahl der PDFs übereinstimmt.

Konnte die Überprüfung erfolgreich abgeschlossen werden, so erscheint eine grüne Ampel.

Klicken Sie nun auf "Schritt 5: Signieren und Versand". Bei diesem Schritt werden am Beginn Informationen zur Signatur und Versand angezeigt. So wird  der Signaturtyp, die E-Mail-Adresse des aktuellen Bearbeiters und Informationen zum Versand in der Poststelle angezeigt. Darunter befinden sich die PDF-Dokumente, welche signiert werden sollen. Die Amtssignatur und der Versand werden durch den Button ''Amtssignatur aufbringen und Versand'' ausgelöst. Jedes einzelne Dokument wird amtssigniert und sofort der Poststelle zum Ausdrucken übergeben. Wird jedoch ein Limit über die Online-Durchführung überschritten, so wird ein Auftrag generiert und die Verarbeitung erfolgt dann zu einem späteren Zeitpunkt automatisch in einem sogenannten Batch-Betrieb. Es wird eine Hinweismeldung ausgegeben, welche die Verletzung eines Limits aufzeigt.

Wurde die Verarbeitung dann zu einem späteren Zeitpunkt erfolgreich durchgeführt, so wird der Bearbeiter davon mittels E-Mail informiert.

 

Um ein amtssigniertes Dokument des Landes Oberösterreich, welches elektronisch vorliegt, zu prüfen, verwenden Sie das österreichweite Prüfservice www.signaturpruefung.gv.at.

Klicken Sie dazu in der Landeshomepage auf den Punkt "Kontakt". Zu den Seiten über die Amtssignatur kommen Sie durch Klicken auf den Navigationspunkt "Amtssignatur". Auf der Amtssignatur-Seite befinden sich allgemeine Informationen zur Amtssignatur.

Am Ende der Seite finden Sie Links zu Prüfservices mit denen Sie die Echtheit und Unversehrtheit eines amtssignierten elektronischen Dokuments prüfen können.

Klicken Sie auf den Listeneintrag www.signaturpruefung.gv.at. Sie werden automatisch auf eine Seite mit dem Prüfservice der RTR (Rundfunk und Telekom Regulierungs GesmbH) weitergeleitet.

Wählen Sie hier nun das Dokument, welches Sie prüfen möchten, aus. Dies tun Sie, indem Sie auf den Button "Durchsuchen" klicken.

Starten Sie die Prüfung des amtssignierten Dokuments, indem Sie auf den Button "Prüfen" klicken. Es wird Ihnen nun der Prüfbericht angezeigt.

Sie sehen den Unterzeichner, das Land Oberösterreich, und einen Verweis (mittels Stern), dass dieses Dokument die technischen Voraussetzungen für die Amtssignatur erfüllt.

Weiters wird durch die grünen Felder mit dem Text "OK" angezeigt, dass die Prüfung ohne Fehler erfolgt ist. Das Kästchen mit der Überschrift "M" (für Manifest) ist abhängig von der Signaturart, entweder grau oder grün.

Treten bei der Prüfung auf Echtheit und Unversehrtheit Fehler auf, so wird dies mit einem roten Kästchen angezeigt.

 

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